Privacybeleid

 

Op deze pagina vind je het privacybeleid van DES.   Indien je vragen hebt, dan kun je contact opnemen met secretariaat@des-vierlingsbeek.nl.

Wil je het liever als PDF downloaden klik dan op 180524 privacybeleid DES

 

Privacybeleid korfbalvereniging DES Vierlingsbeek

24 Mei 2018

 

Inhoud

  1. PRIVACYBELEID.. 3

1.1.    Jouw privacy. 3

1.2.    Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens. 3

1.3. Persoonsgegevens die wij vastleggen.. 4

1.4. Administraties. 5

1.5. E-mail 5

1.6. Foto’s en video’s. 5

1.7. Recht van verzet 5

1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden.. 6

1.9. Social media. 6

1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers. 6

1.11. Websites van DES en andere websites. 7

  1. TENSLOTTE.. 7

2.1. Vragen.. 7

2.2. Meldpunt kwetsbaarheden.. 7

2.3. Wijzigingen privacybeleid. 7

2.4. Verantwoording. 7

 

1. PRIVACYBELEID

1.1.        Jouw privacy

DES hecht waarde aan jouw privacy en de bescherming van persoonsgegevens die daarbij hoort. Daarom willen wij je heldere en transparante informatie geven over de manier waarop DES persoonsgegevens verwerkt van (ere)leden, vrijwilligers, sponsoren, donateurs, leveranciers, toernooideelnemers en andere personen waarmee DES een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.

DES spant zich in om persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen en beveiligen. Hierbij houdt DES zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is korfbalvereniging DES, Soetendaal 5a, 5821BL Vierlingsbeek.

In dit document wordt met een relatie, zoals hierboven genoemd, iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Als het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.

1.2.        Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor DES persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. DES verzamelt en verwerkt persoonsgegevens:

Wanneer de relatie lid van DES is/wordt:

  • Voor het verwerken van de contributie.
  • Voor het informeren over teamindelingen, competitie-indelingen/ wedstrijdschema’s, fluitschema’s en wijzigingen.
  • Voor het versturen van informatie, aankondigen van evenementen of activiteiten.
  • Voor het bijhouden van aanmeldingen voor een evenement, bijvoorbeeld het kamp of korfbalinstuif.

Wanneer de relatie vrijwilliger van DES is/wordt:

  • Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.
  • Voor het informeren over programma’s.
  • Voor het versturen van informatie, aankondigen van evenementen.
  • Voor het bijhouden van aanmeldingen voor een evenement, bijvoorbeeld het kamp of korfbalinstuif.

Wanneer de relatie sponsor of donateur van DES is/wordt:

  • Voor het verwerken van sponsorbedragen of donaties.
  • Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
  • Voor het aankondigen van evenementen of activiteiten.
  • Voor het maken van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.

Wanneer de leverancier van DES is/wordt:

  • Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door DES.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

Wanneer de relatie contact opneemt met DES via e-mail, Facebook, Instragram of andere social media waarmee DES in de toekomst gaat starten:

  • Voor het onderhouden van het contact.

De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot deze informatie.

Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot alleen die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal 2 jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is DES wettelijk verplicht deze 7 jaar te bewaren.

1.3. Persoonsgegevens die wij vastleggen

Op de tabel hieronder is aangegeven welke gegevens DES vastlegt voor verschillende relaties:

Naamloos

1.4. Administraties

DES voert een aantal administraties om de korfbalclub draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.

  • Sportlink : systeem van de KNKV
  • DES-site : contentmanagementsysteem
  • Sponsoradministratie: eigen, lokale administratie om sponsoren en donateurs van DES vast te leggen
  • Contributieadministratie: zie Sportlink
  • Activiteitenadministratie: eigen lokale administratie om aanmeldingen voor activiteiten vast te leggen (eit, zoals het blacklight toernooi of het korfbalkamp

1.5. E-mail

DES verstuurt informatie via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de korfbalclub, om evenementen aan te kondigen en informatie over team, trainingen en competities te verspreiden. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door een e-mail te sturen naar secretariaat@des-vierlingsbeek.

1.6. Foto’s en video’s

Gedurende wedstrijden, toernooien en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door onze huis-/wedstrijdfotograaf of cameraman. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website van DES of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op de website staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar pr@des-vierlingsbeek.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video. We zullen de foto dan verwijderen.

DES heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media die niet door DES wordt onderhouden. Indien je van mening bent dat DES hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met DES via pr@des-vierlingsbeek.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. DES zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft DES geen verantwoordelijkheid, tenzij door DES zelf geplaatst.

1.7. Recht van verzet

Indien je in het geheel geen prijs stelt op informatie via e-mail, stuur dan een e-mail naar secretariaat@DES-vierlingsbeek.nl met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen.

Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via ledenadministratie@DES-vierlingsbeek.nl.

1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden

DES laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.

1.9. Social media

DES kan via het web en (eigen) social media kanalen, de dialoog zoeken met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. DES volgt hiervoor het internet en social media kanalen, zoals Facebook en Twitter, LinkedIn en Instagram. Hierbij spant DES zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. DES behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, DES (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. DES is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar social media kanalen of de content op haar social media kanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met DES via PR@DES-vierlingsbeek.nl

De social media kanalen van DES zijn:

  • Facebook
  • Instagram

Bovenstaande heeft ook betrekking op social media kanalen waar DES in de toekomst gebruik van zal gaan maken.

1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers

Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen DES, kan de desbetreffende vrijwilliger/werknemer gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop DES geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers dienen zich te houden aan dit privacybeleid en bijvoorbeeld gegevens (als een 06-nummer) alleen functioneel te gebruiken. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: een leider die alle ouders en kinderen in een groepsapp toevoegt, of de scheidsrechtercoördinator die alle scheidsrechters in een groepsapp toevoegt.

1.11. Websites van DES en andere websites

Op de website van DES tref je een aantal links aan naar andere websites. DES draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een leverancier van DES is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt.

De volgende website valt onder verantwoording van DES:

  • des-vierlingsbeek.nl

 

2. TENSLOTTE

2.1. Vragen

Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan: DES, onderwerp Privacy, via e-mail: secretariaat@DES-vierlingsbeek.nl.

2.2. Meldpunt kwetsbaarheden

Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via secretariaat@DES-vierlingsbeek.nl. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.

2.3. Wijzigingen privacybeleid

DES behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien DES een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop DES de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, via e-mail of op social media.

2.4. Verantwoording

Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van DES verantwoordelijk.